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Ventajas de la firma electrónica
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En este post, os explicaremos cuales son las ventajas de usar nuestra firma electrónica biométrica o simple, ya que en nuestro anterior post, hablamos sobre el Reglamento (UE) 910/2014 mejor conocido como eIDAS, y los servicios de confianza que regulaba. Debemos recordar que dentro de estos servicios, Leypal como Prestador de Servicios de Confianza, ofrece la firma electrónica y la entrega electrónica certificada o email certificado, y ahora es tiempo de profundizar como estas herramientas pueden ayudarte.
Sostenibilidad
¿Alguna vez te has parado para pensar en la cantidad de papel que tu empresa consume? Si necesitas imprimir cada contrato, factura, informe o documento que debe ser firmado o enviado, no podemos negar el impacto ambiental que esto supone.
Con la firma electrónica y la digitalización de procesos, evitamos tener que consumir papel, ya que nuestros documentos en formato electrónico son los originales. Hoy en día, es importante tener en cuenta el impacto que supone nuestras acciones, y es por lo que debemos saber que el consumo de papel significa la tala de cientos, miles o incluso millones de árboles. En un mundo cada vez más preocupado por la sostenibilidad, es importante que tu empresa sea un ejemplo para el resto y apoye el formato digital, y de esta manera, ayuda al medioambiente. Por otra parte, el uso de nuestras herramientas pueden ayudarte en la creación de un sistema de gestión ambiental, certificable bajo el estándar ISO 14001.
Agilidad
Quien necesita recoger firmas presencialmente sabe el dolor de cabeza y la pérdida de tiempo que este proceso supone. Es necesario imprimir el archivo, ir hasta el lugar del firmante, esperar a ser atendido o buscar a quien dejar el documento para ser firmado, pudiendo esto suponer incluso dar acceso al contrato a quienes no deben tenerlo. El calvario no termina aquí, ya que tendremos que volver a buscarlo, revisar que esta todo en orden, que se han firmado todas las páginas, y todas las copias, y así sucesivamente. Este proceso que ya es complicado y lento se multiplica cuando el contrato una vez firmado, debe ser enviado a la siguiente parte o partes sucesivas, quienes deben pasar por el mismo proceso, firmando todas las copias, y todos los folios existentes. Si este párrafo lo encontraste complicado, es porque es una símil de un proceso de firma manuscrita.
No obstante, lo que es común en cualquier proceso de firma manuscrito son los siguientes pasos.
- Estar en la oficina o despacho para iniciar el trámite
- Abrir el correo
- Imprimir el documento
- Firmar manuscritamente
- Enviar por correo postal
- Escanear para intentar acelerar el proceso, pero sabiendo que el documento original debe ser firmado manuscritamente.
- Adjuntar el documento escaneado que no es el original.
- Enviar el documento escaneado que no es el original.
Utilizando nuestra firma electrónica es posible lidiar con todo esto de forma prácticamente instantánea, sin necesidad de hacer ningún tipo de desplazamiento, perder tiempo o enfrentar burocracias completamente innecesarias. Como podrás ver en el siguiente enlace, nuestro proceso de firma es tan fácil con adjuntar documento, enviar, ser abierto por la otra parte y firmado.
Uno de los aspectos mas importantes a destacar de este proceso, es que el formato electrónico es nuestro original, ya que no hay necesidad de recurrir al papel en ningún momento, y esto no solo da agilidad al proceso, sino que mejora la gestión documental, al poder tener nuestros originales en nuestros ordenadores, o la nube. Agilidad y optimización, son palabras clave que toda empresa debe tener, son cualidades que Leypal ofrece, y sin lugar a duda ventajas de la firma electrónica.
Seguridad
Otra de las ventajas de la firma electrónica es la protección del contenido del contrato de cualquier modificación mediante un sello de tiempo cualificado, siendo este el mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo. Las barreras tecnológicas y la criptografía de nuestra plataforma alejan los riesgos de fraude, de acceso indebido, y de modificación de los documentos recibidos o ya firmados. Así, cualquier documento digitalizado y firmado electrónicamente tiene el origen, el proceso y su integridad aseguradas.
Para una mayor seguridad, hemos desarrollado el documento probatorio que se anexa al contrato, para que todas las partes pueden verificar como fue el proceso de firma electrónica, y que el hecho de que este documento se vuelva parte del contrato, ofrece una mayor salvaguarda de la integridad jurídica del contrato y su proceso de firma.
Movilidad
Los documentos digitalizados se pueden abrir desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, entiendo dispositivo como ordenador de sobremesa o portátil, smartphone, y tablet. Esto significa que es posible firmar electrónicamente y enviar a firmar desde cualquier lugar en cualquier momento. También, hemos optado por proveerte de este sistema sin tener que descargar ningún tipo de aplicación o software, otorgándote una mayor libertad para realizar tus gestiones.
Nuestro objetivo es poder dotarte de una herramienta que te permita acceso en cualquier momento, y en cuestión de clics, firmar o enviar a firmar, todo con las garantías legales que el Reglamento (UE) 910/2014 otorga a Leypal como prestador de servicios de confianza. Sin duda esta es una de las grandes ventajas de la firma electrónica, el acceso en cualquier momento.
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Economía
Ya hablamos de una de las ventajas de la firma electrónica que es eliminar la impresión masiva de documentos, ayudando así al medio ambiente. De lo que no tenemos hablado es que este ahorro en papel se traduce también en un ahorro económico. Utilizar nuestra firma electrónica te supone no solo el ahorro en papel, sino también en costes de mensajerías y tiempo. Es de vital importancia recordar que el tiempo mal gestionado, supone un coste para la empresa, y es en este factor la razón por la cual nace Leypal, para optimizar tus procesos contractuales.
En Leypal entendemos que el núcleo de ahorro de costes es la eliminación de la burocracia. Con nuestra tecnología, los procesos se resuelven rápidamente y los documentos se comprueban, se ajustan y se firman en cuestión de segundos, y la velocidad para el intercambio de información es mucho mayor. En este caso, el dicho de que “el tiempo es dinero” se justifica, y es por eso que te ofrecemos que te liberes de obstáculos burocráticos y que tus empleados o miembros de tu departamento se puedan concentrar en tareas que beneficien al crecimiento de la empresa.
Integración
Por último, quisiéramos destacar la ventaja de la firma electrónica como fácilmente incorporable a cualquier sistema o flujo, mediante nuestra API. La firma electrónica no solo tiene ventajas inherentes a su formato electrónico, sino que en Leypal hemos ido más allá para ofrecerte que nuestros servicios se puedan integrar en tus plataformas o softwares que usas en el día a día. Leypal es fácilmente integrable en softwares como Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Manager (CRM), Human Resource Management (HRM), entre otros.
De esta manera, no tienes que acceder a nuestra web para hacer uso de nuestros servicios, si no que, desde tus propios recursos o plataformas, puedes firmar y enviar a firmar. Esto supone incluso un ahorra mayor de tiempo y una mejor gestión de los procesos de firma.
Conclusión
Leypal nació para ayudar a nuestros clientes en sus procesos contractuales y de correo certificado, pero esto es solo el principio. Entendemos que la optimización de tiempo y ratio de conversión son dos factores clave para la empresa, con lo cual durante los próximos meses iremos desvelando nuevos productos que supondrán una mayor revolución en como gestionas ahora un contrato. Esto se debe a que nuestro objetivo no es que otro que ayudarte en la digitalización de tus procesos, materia en la que somos expertos, velando en todo momento por la integridad, seguridad, confidencialidad y legalidad de tus procesos.
Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de poder ayudarte a elegir qué tipo de firma necesitas, o como usar nuestros servicios para optimizar tus procesos.
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