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Firma electrónica para contratos laborales
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En Colombia, es legalmente válido hacer uso de la firma electrónica para los contratos laborales, y de esta manera formalizar la relación entre empleador y empleado. Anteriormente, hemos expuesto cual es la legalidad de hacer uso de la firma electrónica, y el email certificado en Colombia, y ahora profundizaremos sobre su uso en las relacionas laborales, y cómo puede ayudar a simplificar procesos internos en la empresa.
Los contratos laborales se regulan en Colombia bajo el Código Sustantivo del Trabajo, que otorga a las partes libertad de forma en virtud de su artículo 37, al exponer que “el contrato de trabajo puede ser verbal o escrito; para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario”. El hecho de que exista libertad de forma da pie a poder hacer uso de las nuevas tecnologías, como la firma electrónica, para poder formalizar un contrato laboral.
Contratos laborales escritos
Al acudir al artículo 39 cuyo título es “Contrato Escrito”, se puede verificar las formalidades que se deben cumplir para que un contrato laboral en su formato escrito sea válido, debiéndose entender formato escrito como aquel que figura en papel o en documento electrónico. A tal efecto se declara que un contrato escrito debe estar “exento de impuestos de papel sellado y de timbre nacional y debe contener necesariamente, fuera de las cláusulas que las partes acuerden libremente, las siguientes: la identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su celebración; el lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago; la estimación de su valor, en caso de que haya suministros de habitación y alimentación como parte del salario; y la duración del contrato, su desahucio y terminación”. Como podemos verificar, se detallan los extremos que deben existir para que un contrato laboral escrito sea válido, y entre ellos, no existe alusión alguna a la forma en que estos contratos deben ser firmados.
El citado artículo al no hacer alusión alguna a la forma en la que se debe firmar, o que instrumento de ratificación se debe utilizar para la rúbrica, da libertad para poder hacer uso de la firma electrónica para los contratos laborales.
Por otro lado, es importante citar el artículo 45 del Código Sustantivo del Trabajo que habla sobre la duración de un contrato laboral al establecer que “el contrato de trabajo puede celebrarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure la realización de una obra o labor determinada, por tiempo indefinido o para ejecutar un trabajo ocasional, accidental o transitorio”. Esto significa que la firma electrónica puede utilizarse para cualquier tipo de contrato laboral.
Autonomía de la voluntad
La libertad previamente descrita debe entenderse bajo los términos del Código Civil colombiano, el cual recoge la libertad contractual o autonomía de la voluntad. En el artículo 1502 se estipula que para que una persona se obligue con otra por un acto o declaración de voluntad es necesario “que sea legalmente capaz; que consienta en dicho acto o declaración y su consentimiento no adolezca de vicio; que recaiga sobre un objeto lícito; y que tenga una causa lícita”.
Es decir, los contratos y obligaciones entre partes deben cumplir estos requisitos, dejando el resto a la voluntad de las partes. Para que la herramienta de Leypal sea válida como medio de ratificación de un contrato laboral, las partes deben consentir libremente a su uso, sin que exista un vicio de consentimiento, entendiendo estos como “error, fuerza o dolo”, y que el contrato en cuestión verse sobre un objeto lícito. En este caso, el contrato laboral deberá cumplir con la legalidad impuesta por el Código Sustantivo del Trabajo, para entender que el contrato laboral tiene un objeto lícito.
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Beneficios de usar la firma electrónica
Ahora que sabemos que la firma electrónica para los contratos laborales es un instrumento válido, debemos establecer los beneficios que aporta el usar este tipo de herramientas en los procesos de contratación, concretamente la firma electrónica para los contratos laborales. Además, de ser un instrumento que permite formalizar un contrato de manera remota, es una herramienta que ayuda a reducir costos, no solo por el posible ahorro en cuanto al uso de papel o mensajería, sino por el ahorro de tiempo que supone el gestionar una firma en persona, y en papel, cuando al utilizar una firma electrónica, este proceso puede ser completado en menos de un minuto.
Por otro lado, en el caso de las contrataciones laborales, todos los documentos que un empleado debe firmar para poder formar parte de la empresa, y empezar a prestar sus servicios son susceptibles de ser ratificados mediante la firma electrónica. El más importante sin duda es la firma del contrato laboral, pero también se pueden firmar los contratos de confidencialidad, políticas de riesgos laborales, de préstamos de equipo, etc. En una sola gestión se pueden formalizar todos los documentos necesarios para formalizar la relación entre el empleador y el empleado.
Un beneficio adicional de usar la plataforma Leypal, es la gestión documental. Los usuarios siempre tendrán acceso a toda la documentación firmada, pudiendo los clientes hacer búsqueda y descarga de los mismos. No es necesario recurrir al papel, y a su ordenación en carpetas físicas, ya todo podría ser accesible en la nube, y con la ordenación que el usuario necesite.
Email certificado
En el ámbito laboral esta herramienta puede ser usada para realizar notificaciones formales a los empleados, por ejemplo, para imponer una sanción disciplinaria, realizar cambios en las condiciones laborales, o incluso para rescindir relaciones laborales. El email certificado recoge todas las evidencias de envío y recepción, por lo que es un medio que permite hacer una notificación en cualquier momento y desde cualquier lugar. Nuevamente estaríamos ante una herramienta que permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero.
Compromiso de Leypal
Como se puede ver, la firma electrónica para los contratos laborales y el email certificado son perfectas herramienta para agilizar procesos y garantizar el contenido de los mensajes de cara a una disputa judicial. Leypal cuenta con las herramientas tecnológicas suficientes para suministrar estos servicios, cumpliendo con las exigencias establecidas en la legislación colombiana. Nuestro compromiso es ayudar a nuestros clientes a agilizar sus procesos jurídicos mediante el uso de la tecnología. Ponte en contacto con nosotros, y comienza a usar la tecnología en beneficio de tus necesidades.
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